文件問題最容易在訂單確認之前解決。確切的文件組合取決於產品、分類、原產地、目的地和貿易條款，但買方可以透過及早商定審批基礎來減少延誤。
技術與品質文件
安全資料表
分析證書
商定是否需要代表性的COA、裝運前COA或批次特定的COA,以及必須出現哪些檢測項目。
商業和運輸文件
根據交易情況，這套文件可能包括商業發票、包裝清單、提單、原產地證書、保險文件以及產品或市場特定宣告。危險貨物可能需要額外的申報、合規包裝和標記。
證書：核實範圍，不僅僅是標誌
應檢查證書的法律實體、場址、產品或活動範圍、簽發日期、有效期限及簽發機構。ISO、食品安全、清真、猶太教或飼料相關文件並不自動涵蓋供應商銷售的每種產品。
按訂單階段核對文件
- 詢價與樣品：確認產品名稱、等級、規格版本、SDS 和所需證書清單。
- 訂單確認：約定包裝標示、文件語言、批次 COA 項目，以及草稿審核人。
- 出貨前：核對批號、數量與發票、裝箱單、標籤及 COA 是否一致。
- 收貨後：保留實收批次文件，核對包裝與批號，並按商定規格完成驗收。
下單前核對
- 準確的產品、來源和商定的規格
- 所需文件名稱、格式和語言
- 標籤和運輸標記內容
- 原產地和目的地要求
- 危險貨物狀態和包裝(如適用)
- 由誰批准草案，在什麼時限內
進口商應與合格的當地專業人士和物流供應商確認現行的法律和海關要求。