文件问题最容易在订购确认之前解决。确切的文件设置取决于产品、分类、原产地、目的地和贸易条款，但买方可以通过及早商定审批基础来减少延误。
技术与质量文件
安全数据表
分析证书
商定是否需要代表性的COA、装运前COA或批次特定的COA,以及必须出现哪些测试项目。
商业和运输文件
根据交易情况，这套文件可能包括商业发票、包装清单、提单、原产地证书、保险文件以及产品或市场特定声明。危险货物可能需要额外的申报、合规包装和标记。
证书：核实范围，不仅仅是标志
应检查证书的法律实体、场址、产品或活动范围、签发和到期日期以及发放机构。ISO、食品安全、清真、犹太教或饲料相关文件并不自动涵盖供应商销售的每种产品。
下单前文件清单
- 准确的产品、来源和商定的规格
- 所需文件名称、格式和语言
- 标签和运输标记内容
- 原产地和目的地要求
- 危险货物状态和包装(如适用)
- 由谁批准草案，在什么时限内
进口商应与合格的当地专业人士和物流供应商确认当前的法律和海关要求。